W przeciwieństwie do zwykłej publikacji z przeznaczeniem do druku, PDF przygotowywany z myślą o dostępności (dla osób z niepełnosprawnością wzroku) musi spełniać dodatkowe wymagania. Poniżej krótkie podsumowanie czynności, które należy wykonać, aby publikacja była dostępna.
Czynności w Adobe InDesign
Opisy alternatywne (alt text)
Wszystkie obrazy – zdjęcia, ilustracje, wykresy, figury itp. – muszą zawierać opisy alternatywne, które przekażą ich znaczenie osobom z niepełnosprawnością wzroku. Każdy obraz powinien być zakotwiczony przy akapicie, który go opisuje lub do którego się odnosi. Dzięki temu w kolejności odczytu znajdzie się on we właściwym miejscu.
Spis treści
Spis treści powinien być wygenerowany automatycznie przez InDesign. Tworzenie go ręcznie jest niewskazane - będzie wymagał dodatkowych kroków, aby uczynić go dostępnym. Jeśli automatyczna generacja nie jest możliwa, należy:
utworzyć miejsca docelowe hiperłączy (hyperlink destinations),
połączyć pozycje spisu treści z odpowiednimi nagłówkami, nie z numerami stron,
a następnie wygenerować Zakładki (Bookmarks).
Style akapitowe i znaczniki eksportu
Każdy styl akapitowy musi być powiązany z odpowiednim znacznikiem eksportu (Export Tagging) – zgodnie z jego funkcją: nagłówek (H1–H6), zwykły akapit, artefakt itp. Struktura nagłówków powinna być przejrzysta i logiczna – nie wolno pomijać poziomów (np. używać H3 bez wcześniejszego H2) tylko ze względów estetycznych.
Przypisy
Przypisy muszą być tworzone automatycznie przez program, a nie dodawane ręcznie. Dzięki temu InDesign i Acrobat utworzą pomiędzy nimi automatyczne hiperłącza.
Kolejność odczytu (panel „Artykuły”)
W panelu Artykuły (Articles) należy ustalić logiczną kolejność ramek tekstowych i innych elementów. To właśnie ta kolejność będzie odczytywana przez czytniki ekranu.
Tabele
Tabele powinny być tworzone bezpośrednio w InDesignie. Konieczne jest:
określenie wierszy nagłówkowych,
oddzielenie ich od danych.
Nie można przypisać pierwszej kolumny jako semantycznego nagłówka – tę operację (jeśli konieczna) należy wykonać później w Acrobat Pro.
Metadane i ustawienia eksportu
Przed eksportem pliku należy:
1. uzupełnić metadane dokumentu (np. tytuł, autor),
2. ustawić język dokumentu,
3. zapisać plik jako interaktywny PDF z tagami (tagged PDF).
Czynności dostępne tylko w Adobe Acrobat Pro
Po zakończeniu pracy w InDesign, niektóre ustawienia dostępności można skonfigurować wyłącznie w Acrobat Pro:
Kolejność odczytu: ustaw zgodnie z kolejnością zdefiniowaną w panelu „Artykuły”.
Nagłówki tabel: przypisz, w razie potrzeby, zakres nagłówka (na kolumnę lub wiersz). W przypadku złożonych tabel (np. z scalonymi komórkami w nagłówku) konieczne będzie nadanie nagłówkom unikatowych identyfikatorów (ID) oraz przypisanie komórek danych do odpowiednich nagłówków.
Tryb odczytu: zdecyduj, czy dokument ma być odczytywany strona po stronie, czy jako całość.
Weryfikacja dostępności: uruchom automatyczne sprawdzenie zgodności ze standardami (np. WCAG, PDF/UA) i wygeneruj raport dostępności. Aby uzyskać dostęp do tych funkcji, dodaj narzędzia „Dostępność” w Acrobat Pro.
Uwaga! Po edycji pliku w Acrobat Pro nie ma możliwości powrotu do pracy nad tym samym PDF-em w InDesign bez utraty dokonanych zmian. Dlatego praca w Acrobat Pro powinna być wykonywana na wersji ostatecznej, zatwierdzonej przez klienta.
W razie absolutnej konieczności możliwa jest wymiana pojedynczych stron – jednak wówczas utracone zostaną zmiany dostępnościowe tylko na tych konkretnych stronach, pozostałe pozostaną nienaruszone.